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3 perguntas para se fazer antes de comprar ou trocar de software na sua empresa

Adquirir um novo software pode trazer resultados inesperados. Antes de tomar uma decisão, tenha certeza que avaliou todos os pontos necessários.

Apresentado por:

Oguini Consultoria e Inovação

Historicamente e de um modo geral, um dos motivos para as organizações comprarem um sistema é a constante necessidade de otimização na execução dos processos.

À medida que o mercado exige resultados mais ágeis e mais apurados, a automação de processos via software e computadores ganha uma importância estratégica considerável para as organizações.

Isso faz com que, mesmo empresas que originalmente não sejam de base tecnológica, busquem na área de Tecnologia da Informação uma solução para continuarem competitivas e com modelos de negócio viáveis.

Perigos de uma má administração do software

Entretanto, apesar da grande necessidade das empresas de tornarem mais tecnológicas, há alguns aspectos que podem ser um campo minado e trazer resultados inesperados ou até mesmo catastróficos.

Experiências mal gerenciadas em projetos de aquisição, melhoria ou substituição de sistemas podem tornar as organizações reféns de fornecedores de sistemas e infraestruturas, uma vez que buscam garantir a continuidade do seu negócio.

Este artigo visa abordar alguns aspectos que julgamos, pelas experiências vividas e de acordo com casos conhecidos no mercado, serem essenciais para tomadores de decisão que estão avaliando mudanças de software em suas organizações.

Selecionamos três perguntas que devem guiar esse processo:

1) Conheço detalhadamente os processos envolvidos?

Na aquisição de um novo sistema

Se você não conheçe adequadamente o processo que precisa automatizar, provavelmente não terá bagagem suficiente para tomar uma decisão adequada em relação ao software que precisa ser contratado.

Neste caso, o mais interessante é preservar as características singulares das organizações, onde estão os seus diferenciais.

Ou seja, você precisa de um software que tenha aderência aos seus processos, pois ao conhecê-lo bem você entende claramente como e onde podem ser alterados ou não.

Na melhoria de um software já existente

Os grandes riscos envolvidos na melhoria de software são aqueles relacionados à desconstrução da estabilidade dos sistemas. 

Um exemplo muito comum, após a implementação de melhorias, seja por atualizações de versão da própria fornecedora de software ou decorrentes de solicitações da empresa contratante, é ouvir dos funcionários que essas alterações deixaram “pior do que estava”. 

Isso significa que seu investimento para provocar mudanças na organização foi feito da forma errada e que, provavelmente, não irão promover os resultados esperados.

Por isso, conheça de forma detalhada os processos envolvidos. Essa é a melhor forma de minimizar esses riscos. 

Na substituição do software atual

Geralmente as situações de substituição de um software acontecem porque os aspectos que já citamos acima foram negligenciados de alguma forma.

Diante disso, é necessário que se faça uma revisão e um aprofundamento maior e mais detalhado dos processos.

As constantes mudanças no mercado fazem com que os profissionais precisem ter domínio total dos processos que estão envolvidos, além de um entendimento claro da sua relação com os objetivos estratégicos da organização.

A escolha de um novo software deve, entre outras demandas, atender a esta volatilidade.

2) Quais os riscos envolvidos?

Na aquisição de um novo sistema

Os motivadores para automatizar um processo com um software são diversos e muito variados. 

Contudo, alguns são bem conhecidos e muitas vezes obrigatórios. 

Por exemplo, exigências compulsórias do governo ou de relacionamento com clientes e fornecedores.

Em qualquer uma das situações os riscos envolvidos devem ser amenizados. 

No caso das exigências compulsórias do governo, por exemplo, devem ser amplamente contemplados aspectos como:

  • Prazos de adesão
  • Estabilidade do software
  • Níveis de integração requeridos com os softwares já em uso na organização

Na melhoria de um software já existente

Uma das razões mais comuns para que uma organização melhore um software já em utilização são as reclamações dos colaboradores.

Muitas vezes, tais alegações são bem fundamentadas e se apresentam como uma obrigatoriedade.

No entanto, customizar um software pode representar um custo significativo e o motivador disso deve ser assertivo e viável. 

Temos o conhecimento de inúmeros casos onde, além de não produzirem os resultados esperados, as mudanças impactaram negativamente na estabilidade do sistema. 

Na substituição do software atual

Riscos necessitam ser controlados e minimizados através de artefatos que buscam garantir o sucesso de um projeto de substituição de software.

Porém, existem motivos para a decisão de mudar de software transcender o escopo da organização.

Os mais comuns são:

  • Desgaste do relacionamento com o fornecedor do software
  • Contratos mal firmados
  • Comunicação cheia de ruídos entre as equipes

A utilização de melhores práticas de gestão de serviços pode representar o elemento mais assertivo e consistente para uma tomada de decisão nesse contexto.

3) O quanto o futuro fornecedor pode realmente ser um parceiro do negócio?

Na aquisição de um novo sistema

A escolha de um novo fornecedor vai além da definição do software.

Você precisa avaliar como o novo fornecedor se relaciona com seus clientes após a implantação do sistema.

Ele procura entender às necessidades de forma geral e propor soluções de forma proativa?

Uma boa pedida para construir essa resposta é conversar com os clientes atuais sobre esses cenários e o comportamento  do fornecedor com o seu público.

Na melhoria de um software já existente

Seu fornecedor atual cobra por toda e qualquer melhoria ou ele tenta absorver custos quando entende ser uma mudança que pode beneficiar todo o segmento?

Você nota que o fornecedor está preocupado com a sua empresa quando ele avalia o que você pede para ser melhorado, além do esforço e do custo.

Ele procura entender mais do segmento e vai atrás de conhecimento e experiência para executá-las da melhor forma.

Se isso acontece é sinal que o fornecedor realmente tem interesse em atuar como um parceiro do negócio.

Na substituição do software atual

A substituição de um software deve levar em consideração a possível troca de fornecedor, mas também avaliar como o fornecedor atual se comporta com as solicitações de melhorias.

Se o atual fornecedor não demonstrar interesse em ser parceiro do negócio, não será substituindo a versão do software atual para uma mais nova que vai fazer com que ele mude sua postura.

Neste artigo abordamos apenas três questionamentos comuns, buscando ressaltar a importância de uma análise crítica e profissionalmente fundamentada para garantir o sucesso em qualquer uma das situações.

É claro que existem outro fatores que precisam de cuidados e atenção em relação ao planejamento da compra, melhoria ou substituição de um software.

Um RFP (Request for Proposal) pode ser de grande valia, quando adequado e proporcionalmente utilizado.

Está pensando em contratar ou mudar seu software?

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Autor

Bacharel em Ciência da Tecnologia da Informação pela Universidade de Phoenix, especialista em Segurança da Informação pela Universidade Texas A&M Engineering e certificado ITIL Foundation e PMP. Possui experiência de mais de 20 anos na área de TI e há 3 anos é CEO da Oguini.